Планирование времени | Сайт для девушек

Начиная свой день, каждый из нас представляет точно или хотя бы примерно, чем будет заниматься в ближайшие 24 часа, т. е. так или иначе планирует свое время. Одни подходят к этому процессу со всей серьезностью, другие предпочитают «жить моментом», спонтанно реагируя на внешние события и действуя «по обстоятельствам».

Но в жизни каждого человека случаются ситуации, когда четкий план действий бывает нужен даже самым беспечным и свободным людям. Это периоды, когда накапливается действительно множество очень срочных и нужных дел, которые просто необходимо сделать, причем, чем быстрее, тем лучше. И тогда волей-неволей приходится заниматься распределением своего времени, чтобы не заработать нервный срыв или даже проблемы со здоровьем. Чтобы не доводить себя до критического состояния, в этой статье мы собрали полезные советы для эффективного планирования.

Способы планирования времени

Впрочем, планировать дела тоже можно по-разному. К примеру, можно просто написать список всех задач, которые необходимо решить, и приступить к выполнению, последовательно переходя от одного пункта к другому. Правда, такой способ имеет существенный недостаток: можно попросту не успеть сделать что-то по-настоящему важное, или посвятить большую часть времени не слишком значительным занятиям, в то время как на что-то крупное и неотложное уже не останется сил.

Можно сделать планирование более эффективным, установив сроки исполнения каждого пункта списка. Такой план будет более эффективным, и вы сможете приблизительно представить, сколько времени у вас уйдет на выполнение того или иного дела. Но и здесь таится опасность: вы не можете точно рассчитать срок, за который наверняка справитесь с той или иной работой. А возможно, возникнут непредвиденные обстоятельства, которые внесут коррективы в ваши платы. В результате снова велик риск того, что какие-то дела, возможно важные или просто строчные, окажутся не выполненными.

В основе третьего способа планирования лежит идея расстановки приоритетов. Что это означает? Составив общий список дел, каждое из них необходимо отнести в одну из 4 категорий:
• важные и срочные;
• важные, но не срочные;
• не важные, но срочные;
• не важные и не срочные.

Для большей наглядности список этот удобнее представить в виде таблицы, например:

	Срочно	Не срочно
Важно	Дела и проблемы, требующие немедленного вашего вмешательства, проекты на грани срыва, задачи, решить которые просто необходимо прямо сейчас.	Дела, которые помогают устанавливать и поддерживать отношения со значимыми для вас людьми, развиваться, отдыхать и пр.
Не важно	Различные дела, привычные и обыденные, которые могут отвлекать от решения срочных проблем. Обычно их называют рутинными. Это всевозможные телефонные звонки, повседневные занятия, регулярные встречи и т. п.	Различные занятия, возможно и приятные, но не имеющие первостепенного значения: разговоры «ни о чем», просмотр телепередач, бесцельное блуждание в интернете без определенной цели и т. п.

Преимущества третьего способа планирования времени

Чем же хорош именно последний способ планирования дел? Во-первых, он позволяет очень наглядно распределить свое время, четко понять, с какими именно проблемами в первую очередь, что отложить на потом, а какие из ваших дел будет откровенно мешать выполнить главные задачи.

Во-вторых, такой способ планирования универсален: он подходит как для выполнения деловых, так и повседневных задач, а значит, выручит вас и при работе над сложным проектом, и при подготовке, к примеру, семейного торжества или проведении генеральной уборки.

Сосредоточившись на выполнении важных и срочных дел, отложив при необходимости срочные, но не важные дела и полностью отказавшись (хотя бы на время) от дел не важных и не срочных, вы сможете гораздо эффективнее расходовать свое время, а высвободившиеся минуты или даже часы посвятить тому, что важно, но не срочно, зато чрезвычайно приятно: общению с близкими и собственному развитию.

Еще один секрет этого способа состоит в том, что вовсе не обязательно все дела выполнять самостоятельно. Возможно, какие-то из них — как правило, те, что относятся к категориям «срочные, но не важные» и «не срочные и не важные» — можно и нужно поручать кому-то из вашего окружения, кто в силах с ними справиться. На рабочем месте это могут быть ваши подчиненные, а дома — члены семьи.

При этом вы должны очень четко сформулировать, каких именно результатов ожидаете, а возможно и дать исполнителю примерный алгоритм выполнения того или иного дела. Далее не стоит контролировать каждый шаг — пусть тот, кому вы делегировали задачу, справляется с ней, имея определенную свободу действий. А, возможно, кто-то сможет с успехом разобраться и с делами из первоочередного списка, т.е. важными и срочными, тем самым облегчив вам решение проблемы.

Эффективное планирование времени

Описанный выше способ прекрасно работает в «кризисных ситуациях», когда необходимо быстро и качественно справиться с определенными задачами. Но по-настоящему эффективное планирование заключается в том, чтобы кризисов избегать.

Психолог А. Горбачев предлагает воспользоваться принципом организации времени под условным названием «4 по 25». Состоит он в следующем: время, которое необходимо потратить на дела (к примеру, рабочий день), делится на 4 равные части:
• Четверть или 25% вы затрачиваете на выполнение важных и срочных дел.
• Следующие 25% — это время, потраченное на подготовку базы для выполнения задач, которые пока находятся в категории «важные, но не срочные». Постепенно выполняя их, вы избежите авралов и дедлайнов в дальнейшем.
• Третья четверть времени — это ваша «инвестиция» в будущие успехи: самообразование и саморазвитие.
• И, наконец, последние 25% времени — это ваш резерв «на всякий случай». Как правило, он уходит на дела, отнесенные в категорию «неважные и не срочные», т.е. На все, что может неожиданно вас отвлечь.

Для того, чтобы этот способ работал, использовать его нужно не от случая к случаю, а регулярно, желательно — ежедневно.

Так ли важно планирование

Кто-то может сказать, что такое распределение дел — процесс, отнимающий массу времени сам по себе. Стоит ли так расходовать драгоценные минуты, когда их катастрофически не хватает?

Разумеется, решать это только вам. Но преимущества такого планирования очевидны:
• «План действий», который вы все равно, так или иначе, составляете мысленно, будет у вас перед глазами, а это позволит решать все задачи не отвлекаясь, не «распыляясь» и ничего не упуская.
• Написание плана помогает более трезво оценить ситуацию, понять, что именно важно, а что второстепенно. Кроме того, в действительно кризисных ситуациях такое распределение дел поможет избежать паники и излишнего ажиотажа и спокойно выполнять то, что требуется без суеты.

И, наконец, привыкнув планировать свой день, вы учитесь не только объективно оценивать конкретную ситуацию. В конечном счете, вы формируете объективный взгляд на собственную жизнь.

Автор: Елена Матущак